규약을 변경하는 과정에서 거치는 단계와 의결 요건
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공동주택 관리 규약은 고정된 것이 아니라 공동주택의 상황 변화, 법령 개정, 입주자등의 필요에 따라 변경될 수 있다. 공동주택관리법 제18조 제2항은 관리 규약의 개정 절차를 규정하고 있으며, 입주자등의 과반수 동의를 거쳐 개정할 수 있다고 명시하고 있다. 개정 절차는 민주적이고 투명하게 진행되어야 하며, 입주자등의 의견 수렴 과정이 중요하다.
개정이 필요한 경우는 다양하다. 법령 개정에 따른 조정, 관리 방식의 변경, 관리비 부과 기준의 조정, 새로운 시설이나 제도의 도입 등이 그 예이다. 또한 실제 운영 과정에서 발견된 규약의 미비점을 보완하거나, 입주자등의 공동생활에서 발생하는 새로운 문제를 규율하기 위해 개정이 이루어지기도 한다.
관리 규약의 개정은 입주자대표회의 또는 전체 입주자등의 10분의 1 이상의 서면 동의로 발의된다. 입주자대표회의가 개정안을 발의하는 경우 회의에서 의결을 거쳐야 하며, 개정이 필요한 사유와 개정 내용을 명확히 하여야 한다. 발의 시에는 현행 규약과 개정안을 대조한 자료를 작성하는 것이 일반적이다.
개정안이 발의되면 입주자등에게 그 내용을 충분히 알려야 한다. 게시판, 우편, 이메일 등 다양한 방법으로 공고가 이루어지며, 개정안의 주요 내용과 개정 사유가 명시된다. 일정 기간 동안 입주자등의 의견을 수렴하는 절차를 거치는 것이 일반적이며, 의견 제출 방법과 기한이 안내된다.
관리 규약의 개정은 전체 입주자등의 과반수 동의를 얻어야 한다. 동의서를 징구하는 과정에서 개정안의 내용을 정확히 전달하고, 입주자등이 충분히 이해한 후 동의 여부를 결정할 수 있도록 하여야 한다. 동의서에는 동의자의 서명 또는 날인이 포함되며, 동의 철회 기간 등이 명시될 수 있다.
과반수 동의를 얻은 경우 개정안이 확정된다. 확정된 개정 규약은 입주자등에게 공표되어야 하며, 시행일자가 명시된다. 개정 내용은 관리사무소에 비치되어 입주자등이 열람할 수 있도록 하며, 게시판 등을 통해 지속적으로 안내된다. 일부 지방자치단체에서는 개정된 규약을 관계 기관에 신고하도록 정하고 있는 경우도 있다.
대부분의 관리 규약 조항은 전체 입주자등의 과반수 동의로 개정할 수 있다. 과반수는 전체 입주자등의 절반을 초과하는 수를 의미하며, 입주자와 사용자를 모두 포함한다. 다만 입주자의 동의와 사용자의 동의를 별도로 산정하는 경우도 있으므로 규약의 구체적 규정을 확인하여야 한다.
입주자등에게 금전적 부담을 주거나 권리를 제한하는 등 중요한 사항을 개정하는 경우, 더 높은 동의율이 요구될 수 있다. 규약에서 특정 사항에 대해 3분의 2 이상 또는 4분의 3 이상의 동의를 요구하도록 정할 수 있으며, 이 경우 그 기준에 따라야 한다.
관리 규약의 개정은 상위 법령에 위반되어서는 안 된다. 공동주택관리법 및 관련 법령에서 정한 사항과 배치되는 내용으로 개정할 수 없으며, 입주자등의 기본적인 권리를 침해하거나 의무를 과도하게 부과하는 내용도 허용되지 않는다. 개정 절차에서도 법령이 정한 요건과 방법을 준수하여야 한다.
절차를 준수하지 않거나 필요한 동의율을 얻지 못한 경우, 개정이 무효가 될 수 있다. 또한 법령에 위반되는 내용이나 입주자등의 기본권을 침해하는 내용으로 개정된 경우에도 그 효력이 인정되지 않을 수 있다. 개정 과정에서 허위 정보가 제공되었거나 부정한 방법으로 동의를 얻은 경우에도 무효 사유가 될 수 있다.
개정된 관리 규약은 관리사무소에 비치되어 입주자등이 언제든지 열람할 수 있어야 한다. 개정 내용과 시행일자를 게시판 등을 통해 충분히 공지하여야 하며, 입주자등이 새로운 규약의 내용을 숙지할 수 있도록 하여야 한다. 관계 법령에서 신고나 보고를 요구하는 경우 이를 이행하여야 한다.