법령에서 정한 반드시 포함되어야 하는 항목
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공동주택관리법 시행령 제19조에서는 관리 규약에 반드시 포함되어야 하는 사항을 열거하고 있다. 이들 사항은 법령상 의무적으로 규정되어야 하며, 누락될 경우 규약의 효력이나 완전성에 문제가 생길 수 있다. 국토교통부의 표준 관리 규약에도 이러한 필수 기재 사항이 모두 반영되어 있으며, 각 공동주택은 이를 기초로 자체 상황에 맞게 내용을 구체화한다. 필수 기재 사항은 입주자와 사용자의 기본적인 권리와 의무, 관리 운영의 핵심 사항을 포함하므로 규약 작성 시 특히 주의가 필요하다.
입주자대표회의의 구성 방법, 대표자의 선출 절차와 임기, 회의 소집과 의결 방법 등이 포함되어야 한다. 의결 정족수, 회의록 작성 및 공개 방법, 대표자의 결격 사유와 해임 절차 등도 명시되어야 한다. 입주자대표회의가 의결하는 사항의 범위와 권한의 한계도 이에 해당한다.
자치관리 또는 위탁관리의 선택 기준, 관리사무소장과 관리직원의 업무 내용, 채용 및 해임에 관한 사항이 필수적으로 포함되어야 한다. 위탁관리업체의 선정 방법, 계약 기간, 업무 평가 기준 등도 규정되어야 한다. 관리 주체의 권한과 책임, 입주자대표회의와의 관계도 명시되어야 한다.
관리비의 구성 항목, 부과 기준, 징수 방법과 시기가 명시되어야 한다. 일반관리비, 청소비, 경비비 등 각 비용 항목별 산정 기준과 전기료, 수도료 등 사용료의 부과 방법이 포함되어야 한다. 관리비 연체 시 연체료율, 징수 절차, 체납 처리 방법 등도 규정되어야 한다.
장기수선충당금의 요율, 적립 방법, 적립 시기가 규정되어야 한다. 장기수선계획에 따른 충당금의 사용 절차, 사용 내역의 공개 방법, 적립액의 조정 기준 등이 포함되어야 한다. 또한 충당금의 관리 주체와 회계 처리 방법도 명시되어야 한다.
입주자와 사용자가 준수해야 하는 사항, 공동시설물의 이용 방법과 제한 사항, 전유부분과 공용부분의 관리 책임 등이 규정되어야 한다. 주거 생활의 질서 유지를 위한 금지 행위, 소음 제한, 주차 규칙, 애완동물 사육 규정 등 구체적인 생활 규칙도 포함되어야 한다.
시설물의 유지·보수·개량에 관한 사항, 경비·청소·소독 등 관리 업무의 범위와 방법, 안전관리 및 재난 대응 절차 등이 포함되어야 한다. 또한 전유부분의 개량·수선 시 승인 절차, 공용부분의 변경이나 처분에 관한 사항도 규정되어야 한다.
법정 필수 기재 사항이 누락된 관리 규약은 그 효력이나 완전성에 의문이 제기될 수 있다. 입주자등의 권리 보호나 관리 운영의 투명성 확보에 필요한 핵심 사항이 빠진 경우, 분쟁 발생 시 판단 기준의 부재로 어려움을 겪을 수 있다. 또한 관계 기관의 점검 과정에서 미비 사항으로 지적될 수 있으며, 시정이 요구될 수 있다.
따라서 관리 규약을 작성하거나 개정할 때에는 국토교통부의 표준 관리 규약을 참고하여 법정 필수 기재 사항이 모두 포함되었는지 확인하는 것이 일반적이다. 필수 기재 사항 외에도 해당 공동주택의 특성을 반영한 추가 사항을 규정할 수 있으나, 상위 법령에 위반되어서는 안 된다.